NASKAH ID – Di era digital yang terus berkembang, transformasi dari arsip fisik ke arsip digital telah menjadi prioritas bagi banyak organisasi dan individu. Perpindahan ini membawa sejumlah manfaat yang signifikan, termasuk efisiensi dalam pengelolaan informasi, aksesibilitas yang lebih baik, dan perlindungan data yang lebih kuat.
Riza Al Fahroby, Sekretaris DPU Pengairan Banyuwangi, menjelaskan bahwa arsip fisik telah menjadi metode konvensional dalam menyimpan informasi selama bertahun-tahun.
Namun, dengan kemajuan teknologi informasi, arsip digital menjadi alternatif yang lebih aman dan praktis.
Baca Juga: PU Pengairan Banyuwangi Digitalisasi Peta Lawas Saluran Irigasi di Bangorejo
Menurutnya, arsip digital dapat mengurangi kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik yang besar. Dokumen-dokumen fisik yang sebelumnya memerlukan lemari atau ruang penyimpanan, kini dapat disimpan dalam perangkat penyimpanan digital yang lebih kecil dan mudah diakses.
Pemulihan data juga menjadi upaya untuk mengamankan aset dalam bentuk metadata. Data yang dipulihkan mencakup informasi mengenai peta yang telah ada sejak zaman dahulu hingga data terbaru.
“Dalam data yang dipulihkan, kita mencakup peta-peta lama, peta pelimpahan ke daerah, dan juga peta terbaru,” ungkap Riza.
Menurut Riza, dengan menggunakan arsip digital, aksesibilitas informasi meningkat secara signifikan. Data yang disimpan dalam format digital dapat dengan mudah diakses melalui perangkat elektronik seperti komputer, laptop, atau perangkat seluler.
Selain itu, kemampuan pencarian dan pengindeksan otomatis mempermudah dalam menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat. Proses pemulihan data telah dimulai sejak awal Mei 2023. Data fisik sedang diubah menjadi format digital.
“Melalui penggunaan data digital, proses pengecekan menjadi lebih mudah. Tidak ada kerumitan. Ini merupakan upaya kami dalam menyelamatkan data,” tegasnya.
Dari segi keamanan, arsip digital memungkinkan kolaborasi yang lebih efektif antara individu atau tim yang bekerja secara terpisah. Dokumen dan informasi dapat dengan cepat dibagikan melalui email, sistem manajemen dokumen, atau platform berbagi file.
“Oleh karena itu, hal ini memfasilitasi tim kerja yang lebih efisien dan produktif,” kata Riza.
Riza juga menyebutkan bahwa arsip digital ini dapat dilengkapi dengan langkah-langkah keamanan tambahan, seperti enkripsi, kata sandi, atau sistem otentikasi. Pencadangan data juga dilakukan secara berkala untuk meminimalkan risiko-risiko lainnya.
