sumber : radarbanyuwangi.jawapos.com – Badan Kepegawaian Negara (BKN) resmi mewajibkan pengelolaan Arsip Aparatur Sipil Negara (ASN) secara digital melalui Document Management System (DMS).
Kebijakan ini tertuang dalam Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip ASN, sebagai bagian dari percepatan transformasi digital manajemen kepegawaian nasional.
Dalam surat edaran tersebut, BKN menegaskan bahwa pengelolaan Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara (SIASN) yang sepenuhnya berbasis digital harus didukung oleh sistem arsip ASN yang komprehensif, terintegrasi, dan terdigitalisasi secara nasional.
Arsip ASN dinilai memiliki peran sangat vital dalam menjamin ketersediaan data kepegawaian, menjaga keutuhan dokumen, melindungi kerahasiaan informasi, serta memastikan keotentikan arsip sebagai alat bukti administrasi maupun hukum.
“Document Management System diperlukan untuk meningkatkan perlindungan terhadap Arsip Aparatur Sipil Negara dan memberikan kemudahan dalam mengakses arsip secara cepat, tepat, dan aman,” demikian salah satu poin penting dalam latar belakang Surat Edaran Kepala BKN tersebut.
Baca Juga: Harga Emas Hari Ini Rabu 31 Desember 2025: UBS dan Galeri24 Anjlok Tajam, Antam Masih Stagnan
Jadi Pedoman Nasional Tata Kelola Arsip ASN
Surat edaran ini ditetapkan sebagai pedoman nasional tata kelola arsip ASN yang wajib diterapkan oleh seluruh instansi pemerintah, baik di tingkat pusat maupun daerah.
Kebijakan ini diarahkan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang transparan, akuntabel, dan modern, sekaligus mendukung layanan manajemen ASN berbasis digital secara menyeluruh.
Selain itu, kebijakan ini juga bertujuan melindungi arsip ASN dari risiko kehilangan, kerusakan, maupun penyalahgunaan, baik akibat kelalaian administrasi maupun kondisi force majeure.
Dalam regulasi tersebut, BKN mengelompokkan arsip ASN ke dalam dua kategori utama, yakni Arsip ASN Utama dan Arsip ASN Kondisional.
Dua Jenis Arsip ASN
Arsip ASN Utama merupakan arsip wajib yang harus dimiliki setiap aparatur sejak diangkat menjadi ASN. Arsip ini meliputi:
- daftar riwayat hidup,
- keputusan pengangkatan CPNS dan PNS,
- riwayat pendidikan,
- kenaikan pangkat,
- jabatan, serta
- riwayat pendidikan dan pelatihan (diklat).
Sementara itu, Arsip ASN Kondisional merupakan arsip yang muncul karena kondisi tertentu dalam perjalanan karier ASN. Arsip ini antara lain mencakup:
- riwayat pindah instansi,
- cuti di luar tanggungan negara,
- peninjauan masa kerja,
- hingga pemberhentian.
Baca Juga: Untag Banyuwangi Resmi Buka PMB 2026, Jalur Undangan Tawarkan Potongan UKT Rp2 Juta per Semester
BKN Tak Lagi Terima Arsip Non-Digital
Dalam implementasinya, BKN menegaskan tidak lagi menerima arsip ASN dalam bentuk nondigital.
Page 2
Seluruh dokumen kepegawaian wajib disampaikan dalam format digital atau hasil alih media yang kemudian diunggah melalui Document Management System (DMS).
Arsip ASN yang dihasilkan langsung melalui SIASN akan tersimpan otomatis di dalam DMS dan dapat diakses oleh masing-masing ASN melalui layanan MyASN.
Sementara itu, arsip yang tidak dihasilkan dari SIASN—seperti ijazah pendidikan, sertifikat pendidikan dan pelatihan, serta piagam Satyalancana Karya Satya—wajib diunggah secara mandiri oleh instansi pemerintah maupun ASN ke dalam DMS atau akun MyASN masing-masing.
Pembagian Tugas dan Pengawasan
BKN juga mengatur secara rinci pembagian peran dalam pengelolaan arsip digital ASN.
Direktorat Arsip Kepegawaian ASN bertugas mengoordinasikan serta memantau implementasi DMS secara nasional.
Adapun Kantor Regional BKN memiliki peran melakukan pembinaan dan pengawasan sesuai wilayah kerjanya masing-masing.
Sementara itu, pemeliharaan serta keamanan arsip digital menjadi tanggung jawab unit penyelenggara sistem informasi dan keamanan teknologi informasi di lingkungan BKN.
Selain pengelolaan, BKN juga mengatur mekanisme penyusutan arsip ASN. Arsip yang telah berstatus punah akan memasuki masa inaktif selama satu tahun sebelum ditetapkan sebagai arsip musnah atau arsip statis sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Penyusutan arsip digital dilakukan melalui perubahan status arsip, bukan dengan penghapusan permanen.
Baca Juga: Antrean Membeludak di KPP Pratama Banyuwangi, Aktivasi Coretax Diserbu Wajib Pajak
Instansi Berkinerja Baik Akan Dapat Penghargaan
Sebagai bagian dari pembinaan, BKN akan melakukan penilaian terhadap capaian implementasi tata kelola arsip ASN di seluruh instansi pemerintah.
Instansi yang menunjukkan pengelolaan terbaik akan diberikan penghargaan dengan kategori “Maju”.
Penghargaan tersebut diharapkan dapat menjadi pemacu bagi kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah untuk semakin serius mengelola arsip ASN secara profesional, tertib, dan berbasis teknologi.
Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 ini resmi berlaku sejak tanggal ditetapkan dan menjadi dasar nasional dalam penyelenggaraan pengelolaan arsip ASN berbasis digital melalui Document Management System, sejalan dengan arah reformasi birokrasi dan transformasi digital pemerintahan. (*)
Page 3
sumber : radarbanyuwangi.jawapos.com – Badan Kepegawaian Negara (BKN) resmi mewajibkan pengelolaan Arsip Aparatur Sipil Negara (ASN) secara digital melalui Document Management System (DMS).
Kebijakan ini tertuang dalam Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip ASN, sebagai bagian dari percepatan transformasi digital manajemen kepegawaian nasional.
Dalam surat edaran tersebut, BKN menegaskan bahwa pengelolaan Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara (SIASN) yang sepenuhnya berbasis digital harus didukung oleh sistem arsip ASN yang komprehensif, terintegrasi, dan terdigitalisasi secara nasional.
Arsip ASN dinilai memiliki peran sangat vital dalam menjamin ketersediaan data kepegawaian, menjaga keutuhan dokumen, melindungi kerahasiaan informasi, serta memastikan keotentikan arsip sebagai alat bukti administrasi maupun hukum.
“Document Management System diperlukan untuk meningkatkan perlindungan terhadap Arsip Aparatur Sipil Negara dan memberikan kemudahan dalam mengakses arsip secara cepat, tepat, dan aman,” demikian salah satu poin penting dalam latar belakang Surat Edaran Kepala BKN tersebut.
Baca Juga: Harga Emas Hari Ini Rabu 31 Desember 2025: UBS dan Galeri24 Anjlok Tajam, Antam Masih Stagnan
Jadi Pedoman Nasional Tata Kelola Arsip ASN
Surat edaran ini ditetapkan sebagai pedoman nasional tata kelola arsip ASN yang wajib diterapkan oleh seluruh instansi pemerintah, baik di tingkat pusat maupun daerah.
Kebijakan ini diarahkan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang transparan, akuntabel, dan modern, sekaligus mendukung layanan manajemen ASN berbasis digital secara menyeluruh.
Selain itu, kebijakan ini juga bertujuan melindungi arsip ASN dari risiko kehilangan, kerusakan, maupun penyalahgunaan, baik akibat kelalaian administrasi maupun kondisi force majeure.
Dalam regulasi tersebut, BKN mengelompokkan arsip ASN ke dalam dua kategori utama, yakni Arsip ASN Utama dan Arsip ASN Kondisional.
Dua Jenis Arsip ASN
Arsip ASN Utama merupakan arsip wajib yang harus dimiliki setiap aparatur sejak diangkat menjadi ASN. Arsip ini meliputi:
- daftar riwayat hidup,
- keputusan pengangkatan CPNS dan PNS,
- riwayat pendidikan,
- kenaikan pangkat,
- jabatan, serta
- riwayat pendidikan dan pelatihan (diklat).
Sementara itu, Arsip ASN Kondisional merupakan arsip yang muncul karena kondisi tertentu dalam perjalanan karier ASN. Arsip ini antara lain mencakup:
- riwayat pindah instansi,
- cuti di luar tanggungan negara,
- peninjauan masa kerja,
- hingga pemberhentian.
Baca Juga: Untag Banyuwangi Resmi Buka PMB 2026, Jalur Undangan Tawarkan Potongan UKT Rp2 Juta per Semester
BKN Tak Lagi Terima Arsip Non-Digital
Dalam implementasinya, BKN menegaskan tidak lagi menerima arsip ASN dalam bentuk nondigital.
