BANYUWANGI – Administrative government financial documents (district government) Banyuwangi kini dilakukan dengan menggunakan sistem digitisasi alias nonkertas (paperless). Sistem ini membuat lebih efektif dan efisien.
Reported from Banyuwangi, regional Secretary (Secretary of State) Banyuwangi Mujiono menjelaskan, digitisasi atau digitizing adalah sistem alih media dari bentuk tercetak menjadi bentuk digital. Digitisasi dilakukan untuk membuat arsip dokumen berbentuk digital.
“Sistem anyar ini merupakan peningkatan dari sistem informasi manajemen perencanaan, penganggaran dan pelaporan (Simral) yang sudah ada sebelumnya,” Mujiono said, Saturday (5/10/2019).
“Sistem lama kami sempurnakan dengan menambahkan modul baru di dalamnya berupa digitisasi ini. Semuanya harus paperless, sudah bukan zamannya ke mana-mana bawa dokumen setumpuk,” added.
Sistem ini berisi semua aspek penatausahaan keuangan yang dikombinasikan dengan sistem tanda tangan elektronik (tte). Thus, beberapa dokumen tidak perlu lagi tanda tangan basah.
“ASN terkait bisa langsung memberikan tanda tangan di mana saja karena sistem ini terkoneksi dengan android di smartphone masing-masing orang,” Mujiono said.
“Jadi sekarang tidak ada alasan dokumen terhambat karena ASN-nya sedang tidak ada di tempat. Dokumen cukup disimpan di-file dan dapat diunduh jika diperlukan,” added.
Mujiono says, sistem paperless ini akan diterapkan di seluruh lingkungan Pemkab Banyuwangi. Dokumen keuangan dinas/badan yang dulunya menggunakan pola cetak manual, kini akan beralih menjadi serba elektronik.
“Dengan paperless, harapan kami pengelolaan keuangan akan semakin praktis. Pengajuan anggaran cukup dilakukan secara online, tidak perlu lagi membawa banyak dokumen fisik. Sehingga kerjanya lebih efisien, juga sekaligus meningkatkan transparansi,” Mujiono said.
Apa yang dilakuan Banyuwangi ini mendapat apresiasi dari Kementerian Dalam Negeri (Ministry of Home Affairs). Direktur Pelaksanaan dan Pertanggungjawaban Keuangan Daerah Kemendagri, Bahri menyempatkan datang ke Banyuwangi untuk melihat lebih dekat pelaksanaannya.
“Ini inovasi yang luar biasa. Usually, proses pencairan dana itu prosesnya panjang dan butuh banyak dokumen. However, dengan sistem yang dikembangkan Banyuwangi ini sangat membantu untuk penghematan anggaran. Problem tumpukan berkas bisa terjawab dengan sistem ini. Pencarian dokumen juga bisa dilakukan dengan cepat. Banyuwangi memang tidak pernah berhenti inovasi,” kata Bahri.
Meanwhile, Kepala Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Banyuwangi, Samsudin, menambahkan peralihan dari sistem cetak manual menuju digital ini akan membuat penatausahaan keuangan semakin efektif dan efisien.
Selain prosesnya yang dapat menyingkat waktu, dari sisi anggaran sistem ini dapat menghemat biaya belanja cetak dan penggandaan dokumen. Begitu halnya dengan ruang penyimpanan dokumen dan arsip yang tentunya secara bertahap juga tidak diperlukan lagi.
“Yang paling penting, keamanan dan kerahasiaan dokumen juga bakal lebih terjamin. Ini bisa menjadi penguatan pengendalian internal di tiap-tiap organisasi perangkat daerah,” he concluded.
